Jedną z nich może być gromadzenie i analizowanie informacji oraz opinii zebranych pracowników instytucji publicznych. To oni najczęściej odpowiadają za przygotowanie dokumentów w szczególności na szczeblu lokalnym. To również Ci pracownicy najczęściej pracują z bezpośrednio z odbiorcami dokumentów, do których są one kierowane.

Czy jednak nie warto wyjść poza schemat? Wyjść do ludzi, zebrać opinie, wymienić się spostrzeżeniami? Nie tymi wyciągniętymi ze skrzynki skarg, zażaleń i opinii – choć to również jedna z technik prowadzenia konsultacji społecznych.

Przedmiot konsultacji powinien być wyjaśniony w sposób zrozumiały dla wszystkich, a ich przebieg i zasady powinny być dokładnie omówione. Dobrze zaplanowane konsultacje społeczne obejmują przygotowane  dla uczestników materiały zawierające obiektywną prezentację różnych rozwiązań i ich konsekwencji. A może ekspert z dziedziny, którą chcielibyśmy poruszyć? Dlaczego nie!

Organizując konsultacje społeczne w ramach projektu „Wspólnie możemy więcej” projektu finansowanego przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny, opracowany został schemat prowadzenia konsultacji społecznych – prawdziwie społecznych, angażujący odbiorców, ich rodziny i inne osoby zainteresowane do wyrażenia opinii i znalezienia najlepszego rozwiązania.

W pierwszym etapie przygotowania do konsultacji społecznych należy odpowiedzieć na kilka pytań. Najważniejszym pytaniem jest: czy Ty, np. samorząd lokalny, jesteś gotowy na zmianę?

Jeśli odpowiedź brzmi tak, można przejść do pytań merytorycznych. Czy ktoś już poruszał temat dokumenty, który chcemy poddać konsultacjom? Jeśli tak, należy zapoznać się z jego wynikami. Czy ekspert, który przeprowadzał konsultacje społeczne może być również naszym ekspertem? Czy mamy kogoś w otoczeniu bliższym lub dalszym, kto mógłby prowadzić konsultacje społeczne z grupą odbiorców? Czy grupa odbiorców została w całości zdiagnozowana? Jeśli mamy komplet danych, pozostaje jeszcze jedno pytanie – jakie metody zbierania opinii wybrać? Dobór narzędzi i metod jest kluczowy dla osiągnięcia założonego celu, a do nich zaliczamy:

- wywiad indywidualny – poznanie potrzeb  lub opinii pojedynczych osób. Wywiad indywidualny może być prowadzony w oparciu o kwestionariusz lub scenariusz.

- zogniskowany wywiad grupowy – poznanie potrzeb lub opinii grupy na określony temat. To moderowana dyskusja grupowa, oparta na scenariuszu.

- badanie ankietowe - poznanie zachowań i rozkładu deklaracji reprezentatywnej grupy osób, oparty o kwestionariusz – może być prowadzony on-line lub bezpośrednio z uczestnikiem przy udziale ankietera.

- spotkania otwarte  - wymiana opinii pomiędzy mieszkańcami i przedstawicielami władz, zgłaszanie wniosków i propozycji zmian. Spotkanie otwarte to jedno z narzędzi partycypacyjnych. W spotkaniu mogą wziąć udział wszyscy zainteresowani obywatele – na władzach spoczywa obowiązek odpowiednio wcześniejszego poinformowania społeczności o planowanym spotkaniu (ulotki, plakaty, spoty w radio, tv, inne). Podczas spotkania uczestnicy mogą przekazywać swoje uwagi oraz zadawać pytania przedstawicielom władz lub ekspertom.

Spotkania otwarte to metoda, którą proponujemy. Podczas spotkań otwartych można wymieniać się opiniami, uwagami, propozycjami rozwiązań, dobrymi praktykami. To podczas bezpośredniej rozmowy powstają najlepsze rozwiązania. Zdecydowanie lepsze niż zza biurka! Konsultacje to nie ankieta ani formularz zgłaszania uwag -  konsultacje to dialog, w którym kwestionariusz ankiety i formularz mogą być jednym z wielu narzędzi.

Dla mniej formalnych spotkań możliwe jest zorganizowanie kawiarenki obywatelskiej, która w nieformalnym stylu pozwala na zebranie potrzeb i opinii odbiorców.

Jeżeli przedmiot konsultacji ma być zrozumiały dla uczestników konsultacji dobrym krokiem przed użyciem ich podczas konsultacji jest przetestować materiały na kilku niezaangażowanych osobach, pokazać im materiały, dopytać o to, jak rozumieją poszczególne sformułowania. Reakcja tych osób wskaże nam czy dobrze sformułowaliśmy pytania i czy odbiorcy nie będą mieli problemu z udzieleniem odpowiedzi.

Po przeprowadzeniu konsultacji społecznych należy opracować zebrane informacje i możliwie najwięcej korzystnych dla obu stron rozwiązań wykorzystać w tworzeniu dokumentu. Należy pamiętać, by nie zostawiać uczestników konsultacji społecznych bez informacji o podjętych decyzjach. Najlepszym sposobem dotarcia do odbiorców z informacją zwrotną jest wykorzystanie takiego samego kanału komunikacji jak do zapraszania do udziału w konsultacjach.

Konsultacje społeczne realizowane są przez Stowarzyszenie ESWIP w ramach projektu “Wspólnie możemy więcej” finansowanego z funduszy EOG przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.